Article 12

CONSEILS PRATIQUES POUR L’ORGANISATION DES MANIFESTATIONS

FINANCEMENT DES MANIFESTATIONS

II est souhaitable, avant qu’elle ne se lance dans l’organisation d’une manifestation de quelque importance, que l’association organisatrice obtienne l’appui financier de la commune et le cas échéant du Conseil général du département. La mise à disposition gracieuse de locaux (salle de congrès par exemple) est souvent accordée.

Une manifestation qui réunit de nombreux amicalistes (c’est le cas notamment des congrès nationaux et régionaux) peut être source de profit pour les commerçants du lieu où elle se déroule. Aussi l’association peut-elle s’adresser également au syndicat des commerçants local. La confection d’un programme des manifestations comportant des encarts publicitaires, et d’affiches, peut ainsi être réalisée à bon compte.

Les commerçants peuvent être également sollicités pour un affichage du programme dans leur magasin.

Il faut éviter de « voir trop grand » et prévoir un parfait équilibre du budget consacré à la manifestation.

Il est souhaitable, et même recommandé, de faire payer d’avance aux participants une partie (la moitié, le plus souvent) des frais de participation aux prestations diverses offertes à cette occasion (réservation hôtelière éventuelle, banquet, excursion…).

Lorsqu’un banquet est prévu, il faut fixer un prix de participation raisonnable (voir article 15).

Dans l’organisation de manifestations importantes, il est indispensable, afin de ne pas mélanger les comptes de l’association et ceux de la manifestation, d’ouvrir un compte spécial, soit dans une banque, soit aux chèques postaux.