INVITATION, HEBERGEMENT ET ACCUEIL DES PERSONNALITES INVITEES A UNE MANIFESTATION

13.1. Les invitations

Les personnalités et autorités officielles ont un emploi du temps très chargé, c’est pourquoi il est vivement conseillé de les inviter longtemps à l’avance.

Pour les invitations à une réception ou à un repas, on utilise généralement une carte d’invitation destinée à recevoir le nom de la personne invitée, la nature de la réception, la date et l’heure de cette réception, la tenue vestimentaire exigée ou recommandée. Toutefois, la correction exige que, au moins la personnalité invitée qui a la préséance (c’est-à-dire qui passe avant toutes les autres) soit conviée au moyen d’une lettre personnelle manuscrite.

Si la personnalité invitée est mariée, il est recommandé d’inviter également son conjoint à la réception ou au repas.

Lorsque la manifestation a lieu dans un endroit difficile à trouver, il est utile d’y joindre les explications nécessaires, ou un plan.

Il est recommandé avant l’envoi des invitations, de tenir compte, le cas échéant, des sympathies du maire qui peut souhaiter que certaines personnes soient invitées ou non. Il faut faire très attention à n’oublier personne d’important de la commune, du département ou dans certains cas de la région. Il est toujours préférable d’avoir un invité de trop que de mécontenter quelqu’un.

Dans le cas d’un congrès national F.A.M.M.A.C., les invitations sont partagées entre :

l’association organisatrice qui prend à sa charge les personnalités locales (parlementaires, conseillers généraux, maire, délégué militaire départemental, ministre du culte…).
la Fédération qui invite et prend à sa charge les très hautes autorités civiles militaires et religieuses.

13.2 L’hébergement

Le représentant officiel de la Fédération aux manifestations diverses où sa présence est sollicitée par l’association organisatrice, est traditionnellement l’hôte de cette association qui doit pourvoir à son hébergement. Il n’en est pas toujours ainsi, aussi le trésorier général de la FAMMAC doit-il, parfois, pallier aux « défaillances » de trésoriers d’associations, ce qui est regrettable car il le fait en quelque sorte, avec l’argent des autres associations qui ne sont pas concernées.

L’hébergement des personnalités invitées par l’association est également à la charge de celles-ci.

13.3 L’accueil

La venue d’une personnalité (ou d’un représentant de la F.A.M.M.A.C.) est toujours précédée d’un échange de correspondance ou d’entretiens téléphoniques qui fixent ou précisent :

le jour. le lieu et l’heure d’arrivée de cette personnalité,
les conditions de son hébergement,
les cérémonies et manifestations diverses auxquelles elle doit participer,
la liste des autres personnalités invitées qui seront, en principe, présentes.
si des allocutions seront prononcées et le cas échéant, par qui ?
si la personnalité invitée doit elle-même prononcer une allocution (où et quand et à quel sujet ?).

Le président ou un membre au moins de l’association doit accueillir cette personnalité è son arrivée (gare SNCF, aéroport. hôtel, ou tout autre endroit convenu} et le cas échéant, le reconduire lors de son départ.

Il est parfois souhaitable de mettre un véhicule avec chauffeur, à sa disposition.