Article 16

RELATIONS AVEC LA PRESSE, LA TELEVISION, LES RADIOS LOCALES

16.1 Généralités

Les relations existant entre les associations et les médias revêtent une très grande importance. La presse écrite, la télévision, les radios locales, si elles sont bien renseignées et leur travail facilité, peuvent atteindre un large public et contribuer ainsi, dans la relation qu’elles feront des manifestations amicalistes à faire mieux connaître nos associations leur organisation, leurs buts essentiels et également au rayonnement de nos marines.

16.2 Quelques règles à observer

a) La presse écrite

La presse écrite locale doit être systématiquement prévenue et associée lorsqu’une cérémonie ou une manifestation importante marque la vie de l’association (congrès, exposition…).

Les journalistes « doivent être » associés aux manifestations.

Une place doit leur être réservée, leur permettant de photographier ou d’enregistrer dans les meilleures conditions.

Toutefois, leur circulation doit, lors des cérémonies, être contrôlée et limitée pendant les honneurs, notamment pendant l’exécution de l’Hymne national.

Les journalistes doivent être informés.

Un dossier doit leur être remis dans lequel ils trouveront les renseignements essentiels sur l’association et la Fédération, leur histoire et leurs moyens actuels, l’objet et le déroulement de la manifestation.

Il est souvent opportun de leur distribuer :

• un texte court faisant le point de la manifestation, la liste des principales autorités qui y participeront et le cas échéant des récipiendaires de décorations,
• la fiche biographique et la photographie du président de l’association, et le cas échéant du président fédéral ou de son représentant,
• le texte des allocutions prononcées (ou un extrait significatif).

Les journalistes doivent être encadrés.

Un personnel suffisant en qualité et en nombre doit être chargé de leur accueil et de leur encadrement. Ce personnel doit être capable de répondre à leurs questions, de les diriger sur le site des manifestations, éventuellement de les occuper lors des temps morts.

Un lieu adéquat doit être prévu pour leur permettre d’interviewer les principaux participants, en dehors de la manifestation.

b) La télévision

Lorsqu’une manifestation importante et « spectaculaire » est envisagée, il faut, dans toute la mesure du possible, obtenir le concours de la chaîne de télévision locale. Les dispositions a prendre sont les mêmes que celles énoncées au paragraphe a) ci-dessus.

c) Les radios locales

II est utile, lorsque cela est possible, de faire annoncer les manifestations par les radios locales et ensuite de leur faire diffuser un compte rendu, avec interviews éventuelles.

16.3 Comptes rendus des manifestations dans la presse maritime et la presse associative

La presse locale a une audience locale. La presse maritime (« Cols Bleus») et ce que nous considérons comme presse associative (le Bulletin trimestriel de la F.A.M.M.A.C.) ont une audience nationale, même si le nombre de lecteurs est relativement limité, il est, dès lors, intéressant de leur faire parvenir un compte rendu de nos activités et notamment des manifestations importantes.

Dans le cas particulier de « Cols Bleus », il permet aux marins en activité de mieux nous connaître.

Ce compte rendu doit parvenir en double exemplaire, accompagné de deux photographies au siège de la Fédération qui le transmettra ensuite pour publication :

• à la commission du Bulletin de la F.A.M M.A.C.
• au comité de rédaction de l’hebdomadaire « Cols Bleus».

Les photographies seront, de préférence, tirées en couleurs et sur papier brillant.

Pour plus d’efficacité, et aussi pour ménager les intérêts des autres associations, le compte rendu devra parvenir à la F.A.M.M.A.C. sous une forme déjà synthétique. A moins de circonstances exceptionnelles (par exemple congrès nationaux), la longueur du texte recommandée est de 30 lignes à 60 lignes.

De même ces deux publications peuvent, avec un préavis suffisant (au moins trois mois) faire paraître un communiqué annonçant la manifestation.

Article 15

REPAS OFFICIELS – BANQUETS

15.1 Préparation matérielle

a) La salle

II faut la choisir suffisamment grande pour pouvoir contenir tous les convives. Dans le cas « à éviter autant que possible » où la salle ne pourrait contenir tout le monde, il serait souhaitable que la salle supplémentaire soit très proche de la salle principale, que le menu soit bien évidemment identique, et qu’une sonorisation permette à ceux qui se trouvent dans la salle supplémentaire d’entendre les allocutions prononcées dans la salle principale.

b) Les tables

La table officielle : Selon la disposition des lieux, la capacité des tables et des habitudes locales, une ou plusieurs tables « officielles» peuvent être prévues. La répartition des convives entre plusieurs tables offre l’avantage de pouvoir offrir la présidence de celles-ci à diverses personnalités et de faciliter la conversation.

Plan de table : L’établissement d’un plan de table est nécessaire. Ce plan figurera sur un présentoir à l’entrée de la salle. Des cartons nominatifs seront mis à chaque place, notamment à la table officielle.

Le plan de table doit respecter les préséances officielles.

Si la disposition des lieux, la qualité respective des invités ou la présence de personnes que l’on doit honorer pour une raison particulière, amènent à ne pas respecter l’ordre de préséance, il faut, avant le repas, le faire savoir aux autorités ainsi « déclassées » en leur expliquant les raisons et en leur demandant d’excuser un tel choix.

Les femmes occupent en principe le rang de préséance de leur mari. Pour les femmes seules, il convient de donner la préséance aux femmes mariées sur les femmes divorcées et à ces dernières sur les femmes célibataires. Les veuves conservent le rang qu’elles occupaient du vivant de leur époux.

Les hommes et femmes sont alternés. Il faut d’abord placer les femmes, puis les hommes, tout en évitant de mettre les époux côte a côte.

Les convives peuvent être répartis entre les autres tables, par affinité, où selon tout autre critère, en fonction des habitudes locales.

Pour les aider, dans la recherche de la place qui leur est attribuée, les tables peuvent par exemple être baptisées d’un nom de bateau, de fleur, etc. et comporter une pancarte portant ce nom.

c) La sonorisation

Lors des repas officiels, des allocutions ou toasts sont généralement prononcés. Il faut qu’ils soient audibles de tous, surtout lorsque la salle est grande. Il y a donc lieu de prévoir une sonorisation particulièrement soignée qui devra être vérifiée avant le début du repas, (faire la balance).

d) Le restaurateur ou traiteur – Choix du menu – Le service

II faut obtenir du restaurateur ou du traiteur, selon le cas, un menu attractif et de qualité « les participants et les invités y sont très sensibles » mais à prix aussi bas que possible afin que tous les

amicalistes et leurs épouses puissent participer au repas sans que cela soit pour eux un sacrifice financier. Le souci de la qualité doit l’emporter sur la quantité.

Le banquet ne doit pas durer plus de deux heures trente, trois heures au grand maximum, surtout lorsqu’il y a des personnalités présentes. Pour l’obtenir il faut exiger du restaurateur ou du traiteur que les serveurs soient en nombre suffisant : un pour dix personnes ou quinze au maximum. Il faut absolument éviter que les convives de la table officielle aient fini un plat avant que celui-ci n’ait été servi à toutes les autres tables.

15.2 Déroulement du banquet

a) L’accueil

Les convives sont sensibles à l’accueil qui leur est réservé à leur arrivée dans la salle du banquet, particulièrement lorsqu’ils n’ont pas à chercher la place qui leur est réservée.

L’association organisatrice peut mettre en place un pool d’hôtesses d’accueil composé de femmes et de filles d’amicalistes, s’aidant par exemple d’un tableau avec les noms ou numéros de chaque tables comprenant les noms des participants, permettant ainsi à tous de pouvoir le consulter.

b) Les allocutions et les toasts

Voir l’Article 14.

c) Les chants et monologues

Lorsqu’ils ne sont pas vulgaires, ils peuvent agrémenter le banquet. Ils sont toutefois à éviter lorsque des autorités et personnalités officielles sont présentes, à moins que celles-ci, consultées au préalable n’y voient aucun inconvénient.

Des groupes folkloriques peuvent également se produire au cours d’un banquet. Leur prestation toutefois, comme celle des chanteurs et conteurs, ne doit intervenir que dans la deuxième partie du repas, après en tout cas que les allocutions aient été prononcées.

Article 14

LES ALLOCUTIONS

Des allocutions peuvent être prononcées en diverses circonstances (cérémonies. congrès, assemblées générales, remises de décorations, expositions, réceptions, banquets…) Elles sont pour nos associations l’occasion de mieux se faire connaître, d’assurer la promotion de la F.A.M.M.A.C. et celle de la Marine, et aussi de remercier.

Les allocutions sont toujours prononcées par les autorités, dans l’ordre inverse des préséances. Aucun discours ne doit donc être prononcé après celui de la personnalité qui préside la manifestation (ou du préfet ou sous-préfet représentant du gouvernement).

Lors d’un repas officiel, il est conseillé de prononcer les allocutions avant le début du repas ou après le premier plat. Un échange de cadeaux peut intervenir à ce moment.

Toasts

Dans certains cas, le président de l’association peut adresser un toast à la fin du repas officiel, en direction de l’hôte de marque. Celui-ci doit être antérieurement prévenu du moment précis et de la teneur de ce toast. Le cas échéant. II y a remise de cadeau à l’issue du toast.

Effectué au moment du dessert, lorsque le Champagne a été servi, le toast est prononcé debout. Il comprend un salut à l’hôte d’honneur, un rappel des circonstances qui motivent sa venue et des vœux pour l’accomplissement de sa mission, où, s’il s’agit d’une personnalité étrangère, sur l’association étrangère d’anciens marins à laquelle il appartient le cas échéant, sur le jumelage qui a été réalisé entre associations française et étrangère, etc.

Si des allocutions sont prévues lors d’une réception (vin d’honneur) offerte par le maire, c’est l’occasion pour l’association, de placer un discours d’information sur la Marine, et bien évidemment sur l’association elle-même et la Fédération.

Les allocutions doivent être autant que possible, brèves et prononcées dans le silence le plus total. Il faut veiller absolument, lors des banquets, en particulier, à ce qu’aucun murmure ou bruit de vaisselle ne vienne perturber l’orateur. C’est une règle de courtoisie qui, malheureusement, est trop souvent transgressée.

Lorsque le président d’une association a l’intention de prononcer une allocution qui s’adresse en totalité ou en partie à la personnalité présente, il est courtois de lui en adresser la teneur longtemps à l’avance, afin que celle-ci puisse y répondre en toute connaissance de cause.

Quels que soient l’auditoire, le lieu, les circonstances ou l’objet de votre prestation orale, celle-ci doit être préparée.

Une allocution de courte durée peut être improvisée, mais il faut se méfier de l’improvisation, elle peut entraîner dans de trop longs développements et des répétitions qui risquent de lasser l’auditoire.

Il est conseillé d’établir un canevas de l’allocution. Il est élégant de parler sans notes mais vous êtes à la merci d’un trou de mémoire imprévisible, surtout lors d’un banquet. La lecture, même simulée, est de règle lorsqu’on s’adresse à une haute autorité. On lui montre ainsi que le discours a été préparé et qu’il ne s’agit pas d’une simple improvisation ce qui témoignerait d’un manque d’attention et de respect a son égard.

Que vous lisiez ou non votre texte, regardez votre auditoire le plus souvent possible. Après avoir salué les personnalités présentes (et éventuellement excusé celles qui, invitées n’ont pu répondre à l’invitation (1), captez d’emblée l’attention en entrant dans le vif du sujet : la partie peut être gagnée ou perdue dans les cinq premières minutes. Parlez posément et de façon distincte, en vous assurant d’être entendu de tous. Ménagez des pauses. Une touche d’humour discrète sera, selon les circonstances, appréciée. Surveillez votre auditoire. Dès que vous percevez un signe de lassitude, changez de ton et de rythme ou même abrégez.

La sonorisation

Elle est généralement à prévoir. Son installation doit être particulièrement soignée et vérifiée avant la mise en place des auditeurs.

Le plus beau discours peut être trahi par une sonorisation défaillante.

(1) II est préférable, lorsque par un concours malheureux de circonstances, les invités défaillants sont trop nombreux, de ne pas les citer.

Article 13

INVITATION, HEBERGEMENT ET ACCUEIL DES PERSONNALITES INVITEES A UNE MANIFESTATION

13.1. Les invitations

Les personnalités et autorités officielles ont un emploi du temps très chargé, c’est pourquoi il est vivement conseillé de les inviter longtemps à l’avance.

Pour les invitations à une réception ou à un repas, on utilise généralement une carte d’invitation destinée à recevoir le nom de la personne invitée, la nature de la réception, la date et l’heure de cette réception, la tenue vestimentaire exigée ou recommandée. Toutefois, la correction exige que, au moins la personnalité invitée qui a la préséance (c’est-à-dire qui passe avant toutes les autres) soit conviée au moyen d’une lettre personnelle manuscrite.

Si la personnalité invitée est mariée, il est recommandé d’inviter également son conjoint à la réception ou au repas.

Lorsque la manifestation a lieu dans un endroit difficile à trouver, il est utile d’y joindre les explications nécessaires, ou un plan.

Il est recommandé avant l’envoi des invitations, de tenir compte, le cas échéant, des sympathies du maire qui peut souhaiter que certaines personnes soient invitées ou non. Il faut faire très attention à n’oublier personne d’important de la commune, du département ou dans certains cas de la région. Il est toujours préférable d’avoir un invité de trop que de mécontenter quelqu’un.

Dans le cas d’un congrès national F.A.M.M.A.C., les invitations sont partagées entre :

• l’association organisatrice qui prend à sa charge les personnalités locales (parlementaires, conseillers généraux, maire, délégué militaire départemental, ministre du culte…).
• la Fédération qui invite et prend à sa charge les très hautes autorités civiles militaires et religieuses.

13.2 L’hébergement

Le représentant officiel de la Fédération aux manifestations diverses où sa présence est sollicitée par l’association organisatrice, est traditionnellement l’hôte de cette association qui doit pourvoir à son hébergement. Il n’en est pas toujours ainsi, aussi le trésorier général de la FAMMAC doit-il, parfois, pallier aux « défaillances » de trésoriers d’associations, ce qui est regrettable car il le fait en quelque sorte, avec l’argent des autres associations qui ne sont pas concernées.

L’hébergement des personnalités invitées par l’association est également à la charge de celles-ci.

13.3 L’accueil

La venue d’une personnalité (ou d’un représentant de la F.A.M.M.A.C.) est toujours précédée d’un échange de correspondance ou d’entretiens téléphoniques qui fixent ou précisent :

• le jour. le lieu et l’heure d’arrivée de cette personnalité,
• les conditions de son hébergement,
• les cérémonies et manifestations diverses auxquelles elle doit participer,
• la liste des autres personnalités invitées qui seront, en principe, présentes.
• si des allocutions seront prononcées et le cas échéant, par qui ?
• si la personnalité invitée doit elle-même prononcer une allocution (où et quand et à quel sujet ?).

Le président ou un membre au moins de l’association doit accueillir cette personnalité è son arrivée (gare SNCF, aéroport. hôtel, ou tout autre endroit convenu} et le cas échéant, le reconduire lors de son départ.

Il est parfois souhaitable de mettre un véhicule avec chauffeur, à sa disposition.

Article 12

CONSEILS PRATIQUES POUR L’ORGANISATION DES MANIFESTATIONS

FINANCEMENT DES MANIFESTATIONS

II est souhaitable, avant qu’elle ne se lance dans l’organisation d’une manifestation de quelque importance, que l’association organisatrice obtienne l’appui financier de la commune et le cas échéant du Conseil général du département. La mise à disposition gracieuse de locaux (salle de congrès par exemple) est souvent accordée.

Une manifestation qui réunit de nombreux amicalistes (c’est le cas notamment des congrès nationaux et régionaux) peut être source de profit pour les commerçants du lieu où elle se déroule. Aussi l’association peut-elle s’adresser également au syndicat des commerçants local. La confection d’un programme des manifestations comportant des encarts publicitaires, et d’affiches, peut ainsi être réalisée à bon compte.

Les commerçants peuvent être également sollicités pour un affichage du programme dans leur magasin.

Il faut éviter de « voir trop grand » et prévoir un parfait équilibre du budget consacré à la manifestation.

Il est souhaitable, et même recommandé, de faire payer d’avance aux participants une partie (la moitié, le plus souvent) des frais de participation aux prestations diverses offertes à cette occasion (réservation hôtelière éventuelle, banquet, excursion…).

Lorsqu’un banquet est prévu, il faut fixer un prix de participation raisonnable (voir article 15).

Dans l’organisation de manifestations importantes, il est indispensable, afin de ne pas mélanger les comptes de l’association et ceux de la manifestation, d’ouvrir un compte spécial, soit dans une banque, soit aux chèques postaux.